内製・SaaS・外注の総費用を、どう比べるか

AppSheet Coreは一人月US$10、kintoneスタンダードは一人月1,800円です。20人で三年使う利用料だけなら、上の仮定では約110万円と約130万円になります。差はありますが、この二十万円だけで選ぶことはできません。

標準機能、連携先、権限、データ量、サポート、追加サービスが違います。Google Workspaceの契約にAppSheet Coreが含まれるなら追加利用料が出ない場合もあります。反対に、必要な連携や管理機能が上位プランなら金額は変わります。価格表は入口であり、同じ仕事を終えられる証拠ではありません。

説明用に、初期600時間、社内工数を一時間4,000円、三年間の保守を月20時間と置きます。工数費用は、（600＋20×36）×4,000円で528万円です。AI利用料やクラウド、外部支援はまだ入っていません。

仮にAIで初期工数だけが半分の300時間になっても、月20時間の保守が同じなら408万円です。初期は半分になりましたが、総費用は半分になりません。ここで問題はAIの月額から、毎月どれだけ判断・検証・修正が残るかへ移ります。

「中小企業向けシステム開発の相場」を一つ置けば、比較表は作りやすくなります。しかし顧客管理という同じ名前でも、移行件数、権限、監査、連携、可用性で範囲が変わります。今回確認した一次資料から、同条件の市場平均は確定できませんでした。

そのため外注は、同じ要件、移行、受入、保守、退出条件で複数の見積を取ります。安い見積から検証や移行が外れ、内製側には全部入っているなら比較になりません。反対に、SaaSが引き受ける基盤保守を内製と同じ工数で足すのも誤りです。

変更の速さ、ベンダー依存、データを取り出せるか、担当者が辞めたときに続けられるか、障害時に誰が戻すか。三年間の数字が同じでも、この条件で選択は変わります。

更新が少なく標準機能で足りるなら、SaaSの利用料は保守責任を減らすための合理的な費用です。独自業務を頻繁に変え、自社に受入能力があるなら、AI内製の工数に意味があります。最安値を探すより、三年後にも払える費用構造を選びます。

日本の小規模組織で検討しやすい選択肢は、既製の業務SaaS、ローコード基盤、外注開発、従来型の内製、AIを使う内製の五つに大きく分けられます。ローコードだけでも、Google Workspaceと親和性の高いAppSheet、Microsoft 365とつなぎやすいPower Apps、国内の業務アプリ基盤であるkintone、表形式から始めやすいAirtable、Web・モバイル両方へ展開できるZoho Creatorなど、前提が異なります。

この一覧は製品の優劣を決めるためではありません。既にどのIdentity、データ、表計算、メール、承認経路を使っているかで、導入コストは大きく変わるからです。Power Apps Premiumは公式価格で一人月2,998円相当の年払いであり、AppSheetやkintoneとは利用料だけでなく、接続先や運用の考え方も違います。AirtableやZoho Creatorもユーザー課金と権限・データ容量の条件を確認しなければ、単純な月額比較にはなりません。

まず業務範囲、利用者、三年間の期間、既存の契約、必要な連携、移行対象をそろえます。その上で、利用料、構築、移行、教育、修正、保守、退出を同じ表へ置きます。価格だけを広く集めるのではなく、同じ仕事を最後まで終えられる案だけを比較対象に残すことが重要です。

最初の見積では、初期構築の金額が目立ちます。しかし運用が始まれば、組織変更、帳票追加、権限の見直し、データ修正、外部サービスの仕様変更が起こります。SaaSなら設定や追加契約の問題として現れ、外注なら変更依頼と見積の問題として現れ、内製なら担当者の判断と保守時間の問題として現れます。

AI内製は、ソフトウェアを無料にする方法ではありません。初期の実装時間を短縮できる可能性がある一方、要件を決める、確認する、公開する、次の人が直せるようにする仕事は残ります。既に給与を払っている人の時間も、空からは生まれません。別の改善や顧客対応へ使えた時間を使うなら、それは費用構造の一部です。

逆に、標準化された仕事をSaaSへ寄せる費用は、保守責任や制度追随を外へ置くための費用でもあります。最安の案を探すより、自社が長く持てる責任と、変化した時にどこで費用が増えるかを選びます。