業務システムを作ったあと、
実際に使われるまでに何が必要か

同じシステムに対して、二つの状態があります。当社グループでは、この二つを別々に確認するようにしました。

当社グループで起きたことです。作る作業そのものより、決める作業のほうが長くかかりました。

1. 01

   例外の扱いを決めること

   途中で条件が変わる、順番が前後する、当てはまらない。こうした場合の扱いは、それまで担当者の判断で処理されていて、どこにも書かれていませんでした。移行では、この判断を言葉にする必要がありました。

2. 02

   同じ情報の原本をどこに置くか決めること

   同じ情報が複数の場所に書かれている状態から始まりました。どこに書いてあるものを正とするかを決めないと、システムを入れても二重管理が残ります。ここは技術の問題ではなく、業務の決めごとでした。

3. 03

   過去の記録をどこまで持ち込むか決めること

   すべてを持ち込むと、形式の違いを吸収する作業が大きくなります。持ち込まないと、過去を参照する業務が止まります。当社グループでは、参照の頻度で線を引きました。

4. 04

   前の手順をいつ止めるか決めること

   両方を並行させる期間が長いほど、二重入力の負担が続きます。短くすると、戻れなくなる不安が出ます。止める日を先に決めておくほうが、結果として移行は進みました。

当社グループが踏んだ順番です。実装より前に決めたことが多くを占めています。

1. Step 01

   業務の終わりを定義する

   その業務は何が起きたら終わりなのかを、画面ではなく業務の言葉で書きました。ここが決まると、受入条件を「業務が終わること」で書けるようになります。

2. Step 02

   例外を先に集める

   通常の流れではなく、例外から集めました。例外の数と種類が分かると、作る範囲の見通しが立ちます。通常の流れから作ると、後半で設計を変えることになりました。

3. Step 03

   情報の原本を一つに決める

   同じ情報が複数の場所にある状態を洗い出し、どれを正とするかを決めました。決めたあとは、他の場所は参照に徹します。

4. Step 04

   前の手順を止める日を決める

   並行期間の終わりを先に決めました。決めないまま並行させると、二重入力が常態化します。

5. Step 05

   止まったときの窓口を決める

   システムが期待通りに動かなかったときに、誰へ言えばよいかを決めました。内製の場合、ここが決まっていないと利用者は前の手順へ戻ります。

当社グループが実際に使った項目です。

「使われているか」は、利用状況の数字だけでは分かりませんでした。裏で別の記録が続いていることがあるためです。

原本

同じ情報が複数の場所にあるときに、どれを正しいものとして扱うかを決めた置き場所のこと。決めていないと、更新のたびにどれが最新か分からなくなります。

例外

想定した通常の流れに当てはまらない場合のこと。移行では、この扱いを決めるのに最も時間がかかりました。

並行期間

新しい手順と前の手順を同時に使う期間のこと。長くすると二重入力の負担が続くため、当社グループでは終わりの日を先に決めています。