共有ドライブとマイドライブは、
何が違うのか

下記は、確認日時点の公式ドキュメントの記載にもとづく整理です。数値の上限を含む項目は変更されることがあります。

表は横にスクロールできます。

件数や階層の具体的な上限値は変更される可能性があるため、ここでは数値を掲載していません。実際の値は出典のページでご確認ください。

記載そのものは事実です。以下は、そこから当社グループが導いた解釈です。

1. 01

   「共有しているか」ではなく「誰のものか」で分かれる

   共有設定は後から変えられますが、所有者は置き場所によって決まります。組織として持ち続けたい情報は、共有設定を広げるのではなく、置き場所を変えるほうが前提に合っていると考えています。

2. 02

   退職時の作業が減るのは、移管が不要になるため

   アカウント削除後もファイルが残ると明記されているため、退職のたびに所有権を移す作業が発生しません。逆に、個人の領域に業務上の原本が残っている状態では、この作業が必ず発生します。

3. 03

   移動は「あとでまとめて」がやりにくい

   移動には移動先の管理者権限が必要で、他組織が所有するファイルは移動できず、一括移動には上限があります。運用を始めてから大量に移すより、置き場所を決めてから運用を始めるほうが負担が小さいと考えています。

4. 04

   移動によって、見える範囲が変わる場合がある

   公式ドキュメントには、フォルダを移動すると共有ドライブのメンバー全員がその内容を見られるようになる、という趣旨の注意があります。移す前に、そのフォルダの中身が組織内に開いてよいものかを確認する必要があります。

当社グループが実際に決めた項目です。仕様の確認とは別に、運用として決める必要がありました。

当社グループでは、部署ではなく業務の単位で切りました。部署は変わりますが、業務は残るためです。ただしこれは組織の形によって変わる判断です。

個人の領域

利用者ごとに割り当てられた保存領域のこと。公式ドキュメントでは「マイドライブ」と表記されています。ここに置いたファイルは個人に属します。

組織の領域

チームや組織に属する保存領域のこと。公式ドキュメントでは「共有ドライブ」と表記されています。ここに置いたファイルは組織に属します。

原本

同じ情報が複数の場所にあるときに、どれを正しいものとして扱うかを決めた置き場所のこと。どちらの領域に置くかは、この決定に含まれます。