小規模な会社で Google Workspace を
全社導入して、何が変わったか

当社グループで先に決めた項目を、あとから変更したときの影響が大きい順に並べています。

1. Step 01

   アカウントを誰の名前で持つか

   社員個人のアカウントと、役割や窓口に紐づくアカウントを分けて考えました。担当が変わったときに引き継げるかどうかがここで決まるため、あとから直すと影響が広く出ます。管理者権限を誰が持つかも同時に決めています。

2. Step 02

   ファイルを個人と組織のどちらに置くか

   業務のファイルを、個人に紐づく場所に置くのか、組織に紐づく場所に置くのかを決めました。個人に紐づく場所に業務ファイルが集まると、その人が離れたときに引き継ぎが難しくなります。組織側に置く仕組みが使えるかどうかは契約しているエディションによって異なるため、導入前に公式のドキュメントで確認してください。

3. Step 03

   連絡手段の使い分けを決める

   メール、チャット、ビデオ会議のどれを何に使うかを決めました。すべてを配ると選択肢が増えるだけで、同じ話題が複数の場所に散りやすくなります。当社グループでは「社外はメール」「社内の短い相談はチャット」のように、粗くても基準を先に置くほうが実務で機能しました。

4. Step 04

   移行の順序と、いつ旧環境を止めるか

   並行して使える期間を決めずに始めると、旧環境が残り続けやすくなります。何をいつまでに移すか、いつ旧環境での受け取りを止めるかを先に決め、期日を共有しました。

製品名ではなく「誰に紐づくか」で分けると判断しやすくなります。当社グループはこの整理で置き場所を決めました。三つ目の列は、決めずに進めた場合に起きると考えたことです。

人数が少ないことが有利に働いた点です。裏返しの負荷も一緒に書いています。

1. 01

   決めたことが全員に届くまでが速かった

   運用の決めごとを変えたとき、周知から実際の切り替えまでが短く済みました。段階的な展開を設計しなくても、その場で合わせられています。人数が増えた組織で同じやり方が通るとは考えていません。

2. 02

   例外の扱いをその都度決められた

   取引先の都合で従来のやり方を残す必要がある場合など、例外が出たときに判断が速く、業務が止まりませんでした。ただし例外を記録に残さないと、あとから理由が分からなくなります。

3. 03

   運用を決める人と、実際に使う人が近い

   決める人が実際に使う人でもあるため、現実に合わない運用が残りにくい構造でした。一方で、同じ人に負荷が集中しやすい構造でもあります。利点と負荷が同じ原因から出ているところです。

4. 04

   習熟度の差が見えやすい

   人数が少ないぶん、使い方に不安がある人がそのままになりにくく、個別に補いやすい環境でした。ただし、教える側の時間が業務時間として見えていないと続きません。

当社グループで先に決めた項目と、いま定期的に見ている項目です。

確認は一度で終わりません。運用が実態とずれてきたときに直せるよう、見直す時期を決めておくと機能しました。